Thuiswerken was al in opkomst voordat Nederland in 2020 werd geconfronteerd met de uitbraak van Covid-19. Maar tijdens de eerste lockdown werd het aantal thuiswerkers fors hoger. Veel mensen die niet meer naar kantoor konden belandden aan de spreekwoordelijke keukentafel. Want een bureau hadden maar weinig mensen thuis. Een paar dagen aan de keukentafel werken is misschien niet zo’n probleem. Maar als het langer duurt dan komen er al snel bezwaren. Rugklachten, nekklachten, pijn in de polsen omdat de hoogte tussen stoel en tafel niet optimaal zijn. Maar er zijn meer factoren die een rol spelen bij het inrichten van een goede thuiswerkplek. Als werkgever ben je daar grotendeels verantwoordelijk voor.

Veel bedrijven willen het thuiswerken handhaven

Bij veel werkgevers en werknemers beviel het thuiswerken prima. Nadat de eerste corona lockdown in de zomer van 2020 werd opgeheven werden er in veel bedrijven afspraken gemaakt om toch gedeeltelijk thuis te blijven werken. Werknemers vonden het prettig hun eigen tijd te kunnen indelen en waren bovendien van mening dat ze thuis productiever waren dan op kantoor. Het scheelde uiteraard ook flink in het aantal reiskilometers. Maar als er structureel thuisgewerkt wordt dan moeten daar natuurlijk wel voorzieningen voor worden getroffen. In zo’n 30% van de Cao’s die in 2021 werden afgesloten zijn afspraken gemaakt over thuiswerken. Dat kan gaan om een periodieke vergoeding maar ook om het beschikbaar stellen van meubilair en andere voorzieningen. Met deze tips kun je ervoor zorgen dat thuiswerken probleemloos kan.

1. De thuiswerkplek goed inrichten

Werkgevers hebben er alle belang bij om de thuiswerkplek van hun medewerkers goed in te richten. Op die manier wordt immers voorkomen dat werknemers zich vanwege lichamelijke klachten ziek moeten melden. Maar er zijn meer aspecten waarmee rekening moet worden gehouden. Zeker als een medewerker structureel thuiswerkt is het belangrijk om hiervoor goede voorzieningen te treffen. De markt springt daar op in door speciaal meubilair te ontwikkelen dat geschikt is om thuis te plaatsen.

2. Waar moet een goed bureau aan voldoen?

Een goed thuiswerk bureau moet in hoogte kunnen worden versteld. Er zijn specifieke normen voor de afstand en hoek waarbinnen iemand aan het bureau moet kunnen werken. Als een werknemer uren per dag met een computer of laptop werkt is het heel belangrijk dat er een goede werkhouding is om langdurige en uiteindelijk zelfs chronische klachten te voorkomen.

3. De keukenstoel voldoet uiteindelijk niet meer als bureaustoel

Hoewel veel keukenstoelen vandaag de dag prima zitcomfort bieden zijn ze niet geschikt als bureaustoel. Misschien wel voor iemand die incidenteel thuiswerkt, maar niet om structureel als bureaustoel te dienen. Daarom is het belangrijk dat je een goede thuiswerk stoel tot je beschikking hebt. Een goede bureaustoel ondersteunt je rug en heupen zodat je comfortabel kunt zitten en werken. Een bureaustoel moet in hoogte verstelbaar zijn en ook de rugleuning is bij voorkeur verstelbaar.

4. Goede communicatie tussen werknemer, kantoor en klanten

Wanneer je van je medewerkers verlangt dat ze thuiswerken dan ben je als werkgever verplicht om hiervoor de juiste faciliteiten te bieden. Natuurlijk hoef je voor je werknemer geen groter huis te regelen waar hij een aparte werkkamer kan inrichten. Maar zaken als een goed bureau en een goede stoel zijn wel de verantwoordelijkheid van de werkgever. Ook een stabiele internetverbinding is natuurlijk noodzakelijk. Nu gebruikt de werknemer zijn internet uiteraard ook privé. Veel werkgevers vergoeden dan ook een deel van deze kosten. Datzelfde geldt voor telefoonkosten. Een smartphone die ook privé wordt gebruikt hoeft de werkgever natuurlijk niet in zijn geheel te vergoeden.

5. Investeren in thuiswerkplekken kan flink in de papieren lopen

Het kan voor werkgevers lastig zijn om de kosten voor het inrichten van thuiswerk plekke te financieren. Vaak heb je immers al hoge kosten moeten maken om op kantoor alles in orde te maken. Een goed bureau en een goede bureaustoel koop je immers niet voor 100 euro. Als het nodig is kun je een zakelijke lening afsluiten om ervoor te zorgen dat je werknemers ook als ze thuis werken een goede werkplek hebben. Een zakelijke lening kun je vaak afsluiten onder zeer gunstige voorwaarden. Daarnaast zijn er belastingvoordelen te behalen als je zorgt voor een goede thuiswerkplek voor een medewerker. Het is verstandig om je te laten informeren over alle mogelijkheden zodat de kosten binnen de perken blijven.

6. Wat als thuiswerken geen optie (meer) is?

Het kan zijn dat een werknemer aangeeft dat hij niet meer thuis kan of wil werken. Afgeleid worden door de kinderen kan bijvoorbeeld een reden zijn. Je kunt dan een alternatief bieden in de vorm van een flexplek. Er komen steeds meer kantoren waar bedrijven flexplekken kunnen huren. Deze kunnen dan afwisselen door medewerkers worden gebruikt. Zo kan een medewerker bijvoorbeeld 1 of 2 dagen per week van zo’n flexplek gebruik maken om geconcentreerd te kunnen werken zonder allerlei afleiding vanuit de directe omgeving.

7. Zorg voor goede faciliteiten op kantoor

Als je medewerkers zowel thuis als op kantoor werken, zorg dan dat ze op kantoor gebruik kunnen maken van goede faciliteiten zoals vergader- en presentatieruimtes. Die zijn thuis immers niet voorhanden. Overleg met een klant doe je toch liever op kantoor dan thuis waar de kat gezellig naast je laptop komt liggen of halverwege het overleg je dochter binnen komt rennen. Door ervoor te zorgen dat een medewerker zowel thuis als op kantoor zijn werk goed kan doen creëer je de juiste werkomgeving voor iedereen.

Is thuiswerken een blijvertje?

Er is onderzoek gedaan naar de toekomst van thuiswerken. Een meerderheid van de werknemers, maar ook veel werkgevers, geeft aan dat het thuiswerken ook na het verdwijnen van coronamaatregelen zal blijven. Er zijn immers duidelijke voordelen. Er zijn zelfs bedrijven die de huur van hun kantoorruimte hebben opgezegd en hebben besloten dat er vanaf nu altijd vanuit huis wordt gewerkt. Hoewel thuiswerken veel voordelen heeft, moet er daarbij wel worden gewaakt voor de nadelen. Medewerkers kunnen depressief worden als ze nauwelijks nog contact hebben met collega’s en er geen face to face overleg met een leidinggevende meer plaatsvindt.